Вопросы по оплате счетов
Способы передачи документов на оплату:
В компанию Санофиi предоставление документов на оплату возможно двумя способами:
1)Полный комплект документов на оплату передается (курьером/ почтой) в почтовую комнату Санофи (mail-room) на бумажном носителе на имя SBO P2P.
2)Полный комплект документов на оплату передается электронно через систему электронного документооборота ( Диадок ).
Оформление подтверждающих документов:
В отдел SBO P2P необходимо передавать на бумажном носителе полностью заполненные первичные документы.
Акт выполненных работ должен быть датирован последней датой периода оказания услуг (если в договоре оговорено несколько отчетных дат, то на каждую отчетную дату необходимо предоставлять акт выполненных работ).
В содержании актов выполненных работ просьба указывать:
- номер договора, приложения его дату;
- номер РО;
- наименование услуг (четкая информация, содержащаяся в договоре/ приложении, соблюдая периоды и суммы договора/приложения).
В актах выполненных работ, заказ-нарядах, товарных накладных со стороны Исполнителя необходимо указывать расшифровку подписи и должность (ФИО Исполнителя). Наличие «факсимильной» подписи не допускается!
Все первичные документы подписываются уполномоченными лицами имеющими доверенность или приказ на право подписи.
При подписании товарных накладных в строках «груз принял» и «груз получил грузополучатель» необходимо указывать расшифровку подписи принявшего материальный ценности и дату принятия данных ценностей.
Порядок оплаты счетов:
-Полный комплект документов на оплату передается (курьером/ почтой) в почтовую комнату Санофи (mail-room) на бумажном носителе на имя SBO P2P.
-Полный комплект документов на оплату передается электронно через систему электронного документооборота ( Диадок ).
-SBO P2P обрабатывает/подписывает поступившие документы в течении 3-х рабочих дней.
-Счета оплачиваются на основании условий оплаты, согласованных в договоре.
Наиболее часто встречающиеся ошибки в документах, поступающих от поставщиков:
-Отсутствие номера РО на счете;
-Номер РО указан напротив наименования юридического лица;
-Отсутствие печати и подписей на документах;
-Отсутствие расшифровки подписи в актах и товарных накладных;
-РО заведено на одно юридическое лицо, а счет и закрывающие документы выставлены на другое юридическое лицо;
-Неверно указан адрес, КПП в счет-фактуре;
-Отсутствие или неверное указание наименования и периода оказания услуги (должны соответствовать договору). Особенно часто встречается в маркетинговых договорах с аптеками;
-Банковские реквизиты поставщика в счете не соответствуют данным внутренней системы учета Санофи. Необходимо своевременно предоставлять информацию об изменении реквизитов.